REGLAMENTO DE LA COMISIÓN TÉCNICA PERMANENTE (CTP) DE LA ASOCIACIÓN FIE BDC

1. OBJETO

1.1 La Comisión Técnica Permanente (CTP) se define como Comisión de Asesoramiento de la Junta Directiva (JD) en todos los asuntos técnicos relativos al Formato de Intercambio Estándar de Bases de Datos de la Construcción (FIE BDC). Sus objetivos son:

1.1.1 Analizar e informar a la JD sobre todas las cuestiones técnicas que ésta le formule.

1.1.2 Analizar y proponer modificaciones y/o ampliaciones al FIE BDC a propuesta de la JD, de algún miembro de la Asociación o por iniciativa propia, o bien definir las aclaraciones de las ambigüedades y rectificación de errores existentes en el FIE BDC.

1.1.3 Comprobar el cumplimiento del FIE BDC en los productos comerciales de los asociados a instancia justificada de algún miembro de la Asociación o denuncia externa documentada.

1.1.4 Comprobar el cumplimiento del FIE BDC de los candidatos a nuevos asociados.

1.1.5 Examinar los medios de que disponen los agentes externos que se propongan o soliciten actuar como laboratorios independientes de la Asociación para su homologación por la JD.

1.1.6 Aconsejar la actuación de laboratorios independientes o de diferentes empresas de entre los miembros para determinar las comprobaciones pertinentes.

1.2 Las propuestas, informes y opiniones de la CTP serán transmitidas por su Presidente a la JD para su toma en consideración por ésta, con indicación de las circunstancias de aprobación y en su caso con los votos particulares correspondientes. Las propuestas de modificación y/o ampliación del FIE BDC serán razonadas, analizando las ventajas e inconvenientes de su aplicación, así como de las incompatibilidades que crea.

2. MODIFICACIONES Y AMPLIACIONES DEL FIE BDC

2.1 Para las modificaciones y ampliaciones del FIE BDC se deberá tener en cuenta los criterios especificados a continuación:

2.1.1 El principio de estabilidad. Las modificaciones del FIE BDC serán las mínimas posibles que permitan la inclusión de lo que se pretende modificar o ampliar evitando la incompatibilidad con lo anterior.

2.1.2 El principio de exigencia. El FIE BDC deberá permitir el intercambio de cualquier nueva información que sea solicitada por al menos dos asociados.

2.1.3 El principio de subsidiariedad. En el intercambio de información para el que ya existan estándares se adoptará alguno de éstos.

2.2 Todas las modificaciones y ampliaciones del FIE BDC deberán ser aprobadas por la JD y ratificadas por la Asamblea General.

3. COMPOSICIÓN

3.1 La CTP estará presidida por un miembro de la JD designado por ésta.

3.2 La CTP estará formada por otros cuatro miembros: Un Secretario y tres Vocales, que serán designados por la JD de entre los representantes técnicos propuestos por los Asociados. En la CTP estarán representados todos los grupos estructurales que hayan presentado candidatos, sin que ningún asociado pueda estar representado por más de una persona.

3.3 El Presidente de la CTP cesará cada año cuando se produzca la renovación anual de la JD. El Secretario y el Vocal segundo cesarán los años pares cuando se produzca la renovación anual de la JD. Los Vocales primero y tercero cesarán los años impares cuando se produzca la renovación anual de la JD.

3.4 Las reuniones serán válidas cuando se reúnan al menos tres de sus miembros. Las decisiones se adoptarán por mayoría. El Presidente de la CTP dispondrá de voto de calidad en caso de empate.

3.5 El cese inmediato y la designación de un sustituto por parte de la JD se producirá en los siguientes supuestos:

3.5.1 La no asistencia a dos reuniones consecutivas sin causa justificada a criterio de la JD.

3.5.2 La pérdida de la condición de asociado de la empresa que lo propuso.

3.5.3 La pérdida de la condición de representante de la empresa que lo propuso.

4. PROCEDIMIENTOS Y ACTUACIONES

4.1 La CTP será convocada por su Presidente a iniciativa propia, a petición de la mayoría de sus miembros o a petición de la JD. La CTP deberá reunirse al menos una vez cada trimestre natural, excepto si no existieran asuntos a tratar.

4.2 El Orden del Día será establecido por su Presidente de acuerdo con los temas a tratar. El lugar de celebración, la fecha y el horario serán establecidos por su Presidente atendiendo a criterios de facilidad de reunión y ahorro en los gastos.

4.3 Las reuniones se convocarán para el día completo (de 9 a 19 horas) mientras existan temas pendientes. El Orden del Día deberá contemplar obligatoriamente los temas que le traslade la JD o justificar ante ella su no inclusión. La convocatoria de la CTP deberá ser enviada por su Presidente con una antelación mínima de una semana, mediante fax o correo certificado a cada uno de sus miembros, incluyendo Orden del Día, lugar, fecha, hora y duración prevista. De la misma se enviará copia al Secretario de la Asociación con la misma antelación mínima.

4.4 La CTP podrá celebrar reuniones sin convocatoria previa cuando todos sus miembros estén presentes y acepten la celebración de la reunión.

4.5 El secretario de la CTP elaborará el acta de la reunión, al finalizar la misma. Si esto no fuera posible, redactará un resumen o esquema de los acuerdos adoptados en el plazo máximo de una semana, y lo trasladará al Secretario de la Asociación. Estos acuerdos serán públicos, y estarán a disposición de los asociados. El acta deberá ser aprobada en la siguiente reunión. El acta incluirá las sugerencias recibidas, su valoración y la decisión propuesta para cada una. Esta acta será pública, por lo que el Secretario de la Asociación las pondrá a disposición de todos los asociados en la forma que la JD establezca.

4.6 Serán invitados a asistir a las reuniones de la CTP con voz pero sin voto y exclusivamente durante el tiempo que dure su presentación, los representantes técnicos de las empresas y entidades asociadas, para la presentación de sus propuestas de ampliación, modificación, aclaración o rectificación del FIE BDC, de sus denuncias de incumplimiento del FIE BDC o de sus defensas frente a estas denuncias. La invitación será enviada por el Secretario de la CTP mediante fax o correo certificado con una antelación mínima de una semana, indicando lugar, fecha, y hora en que deberán realizar su presentación. Los gastos de viaje de estos invitados serán por cuenta de cada uno de ellos. Alternativamente a su presencia en la reunión de la CTP podrán realizar la presentación mediante escrito dirigido al Secretario de la CTP.

4.7 El Presidente de la CTP será el encargado de abrir y cerrar las reuniones, conceder los turnos de palabra y ordenar los debates y votaciones.

4.8 El Presidente de la CTP podrá encomendar la elaboración de ponencias a uno o varios de los miembros de la CTP, previa aceptación de los mismos, para su presentación en la siguiente reunión de la CTP. Si el tema lo requiriera, previa aprobación por la CTP, estas ponencias podrán también ser encomendadas a representantes técnicos de los asociados no miembros de la CTP.

4.9 Las resoluciones podrán ser apeladas por los miembros que sean parte interesada ante la JD y en su caso con petición de elevación a la Asamblea General Ordinaria para su resolución definitiva.

5. PROPUESTAS Y DENUNCIAS

5.1 Las propuestas de ampliación, modificación, aclaración o rectificación del FIE BDC y las denuncias por incumplimiento del mismo, se presentarán al Secretario de la Asociación, quien las trasladará al Secretario de la CTP para su inclusión en el Orden del Día de la siguiente reunión y entregará copia de la documentación recopilada al Secretario de la CTP que la trasladará a cada uno de sus miembros. Todas las propuestas, incluso las denuncias, deberán estar documentadas.

5.2 El Secretario de la Asociación enviará copias de las propuestas de ampliación, modificación, aclaración o rectificación del FIE BDC a todos los miembros de la Asociación determinando un plazo para que le presenten sus comentarios.

5.3 El Secretario de la Asociación enviará copia de la denuncia por incumplimiento del FIE BDC al asociado que haya sido denunciado y le invitará a presentar su defensa en la forma descrita anteriormente.

6. NUEVOS ASOCIADOS

6.1 El Secretario de la Asociación trasladará al Secretario de la CTP las peticiones de ingreso de nuevos asociados. El Secretario de la CTP las comunicará al Presidente de la CTP para su inclusión en el Orden del Día de la siguiente reunión.

6.2 Siempre que la CTP no tenga certeza sobre el cumplimiento del FIE BDC por un candidato a nuevo asociado, habrá de solicitar la presentación de un certificado de cumplimiento que sea expedido por cualquiera de los laboratorios externos homologados por la JD o de la documentación que acredite su cumplimiento expedida por al menos tres miembros diferentes de la Asociación.

6.3 La CTP se pronunciará sobre el cumplimiento de las condiciones técnicas del solicitante.

7. GASTOS DE VIAJE

7.1 Los miembros de la CTP que asistan a una reunión de la misma que tenga lugar en una ciudad distinta de aquella en la que tiene su sede la empresa o entidad a la que representan, cobrarán de la Asociación los gastos de viaje correspondientes, previa justificación de los mismos.

7.2 Cuando la duración de la reunión sea igual o inferior a un día, los gastos reembolsables serán los de desplazamiento entre las ciudades en que se celebra la reunión y en que tiene su sede la empresa o entidad a la que representan, en avión clase turista o en tren primera clase o coche cama, más los taxis correspondientes, o un kilometraje si emplean su vehículo propio, más los gastos de autopista y aparcamientos. En este caso, el número de kilómetros será el realmente recorrido, que no podrá exceder en más de un 10% del doble de la distancia oficial por carretera entre las dos ciudades y el precio del kilómetro el máximo admisible como gastos habituales por la legislación fiscal sin necesidad de justificación en ese momento.

7.3 El almuerzo de todos los asistentes a cada reunión de la CTP, sean o no miembros de la misma, será pagado por su Presidente y le será reembolsado a éste previa justificación del mismo.

7.4 La celebración de una reunión con una duración superior a un día deberá ser autorizada expresamente por el Presidente de la Asociación. En este caso, a los miembros de la CTP que representen a empresas o entidades que no tengan su sede en la ciudad en que se celebre la reunión y previa justificación de los mismos, les serán reembolsados los importes del alojamiento en un hotel de cuatro estrellas y del desayuno en el mismo. Además se les asignará a cada uno una dieta para gastos varios y cena que fijará anualmente la JD con la aprobación del presupuesto.

7.5 Los miembros de la CTP a quienes deban reembolsarse gastos, deberán enviar por correo certificado al Presidente de la CTP un escrito detallando los gastos reembolsables en que han incurrido, junto con los justificantes de los mismos, en el plazo máximo de una semana desde la celebración de la reunión.

7.6 El Presidente de la CTP aceptará con su Vo.Bo. los justificantes y los remitirá al Secretario de la Asociación con un resumen del total a reembolsar a cada miembro. El pago será realizado en el plazo máximo de un mes desde la celebración de la reunión.

8.  OTROS GASTOS

8.1 La JD podrá determinar asignaciones económicas al desarrollo de ponencias propuestas por la CTP, cuya amplitud, investigación, análisis, etc, así lo aconsejen. Dichas asignaciones se contratarán con las personas o entidades que lo tengan que desarrollar. Cuando, a juicio de la JD, dichas propuestas se considere que benefician a un número limitado de asociados, se deberá solicitar la aportación necesaria para cubrirlas a los proponentes. Todos los costes de certificación de cumplimiento del FIE BDC correrán a cargo de la empresa que lo necesite.

9. LABORATORIOS EXTERNOS

9.1 La CTP deberá disponer de laboratorios externos capaces de dictaminar fiablemente sobre el cumplimiento del FIE BDC, para encargarles los certificados rutinarios oportunos sin tener que ocuparse directamente.

9.2 La CTP dispondrá de un número suficiente de laboratorios que asegure una respuesta de calidad y en plazo razonable, preferentemente al menos dos.

9.3 Para el empleo de los servicios de un nuevo laboratorio, éste deberá contar con la aprobación previa de la JD. Para obtener esta aprobación deberá enviar a la JD un informe con los siguientes apartados:

9.3.1 Competencia técnica (Conocimiento del sector, del formato y de las técnicas de intercambio de información).

9.3.2 Capacidad de respuesta (Medios humanos y equipos disponibles).

9.3.3 Fiabilidad (Cumplimiento de plazos y compromisos, garantía y silencio de oficio).

9.3.4 Independencia (Vinculaciones directas o indirectas con los asociados y especialmente con los miembros de la JD y de la CTP).

9.3.5 Tarifas (En unidades comparables).

9.4 Se presumirá que no habrán variado las condiciones de un laboratorio mientras no se haya producido comunicación en contra a la JD.

9.5 La CTP cesará en el empleo de un laboratorio cuando se produzcan cambios en sus condiciones de trabajo, ya sean comunicados por el propio laboratorio, conocidos por la CTP o transmitidos a ésta por asociados.

9.6 Los laboratorios trabajarán normalmente por encargo y a expensas de los asociados que requieran sus servicios, por lo que la CTP se mantendrá al margen de la contratación, cobro y pago de los servicios. Cuando un laboratorio actúe por encargo de la CTP, el Secretario de la misma deberá solicitar al menos dos presupuestos. La factura deberá ser visada por el Presidente y el Secretario de la CTP antes de su remisión al Secretario de la Asociación para su pago.

9.6 La CTP mantendrá informados sobre las modificaciones del FIE BDC a los laboratorios aceptados por la JD.

10. NORMA TRANSITORIA

10.1 Los asociados dispondrán de un período, hasta el 31 de diciembre de 1996, para garantizar el estricto cumplimiento del formato FIEBDC-3/95. Por tanto, no se admitirán denuncias por incumplimiento del FIE BDC hasta el 1 de Enero de 1997.